書類整理の準備（分類）はできましたか？http://laboseiri.com/研究者オフィスの１５分整理
この後は決めた分類に従って書類を分けていきます。積み上げていくだけでいいです。
1. 使用頻度別に置く
使用頻度の高いもの（１ヶ月に１回以上見る）と低いものがあると思うので、頻度が高いものほど手が届きやすい位置に積んでいきます。
例えばよく見る本は机の上、なんとなくとってあるものは床の上とか。分類中は平置きなので、ある程度のスペースが必要です。
2. 分類した山ごとに立てて並べていく
全て分類し終わったら、ルールを決めて立てて並べていきます。学会誌などはナンバーごとに並べます。並べる場所は最終的な収納場所と違っていても問題ないです。
どう分類したらいいかわからないものはキーワードを決めて付箋に書きます。この時、のりが付いている方の側に書いて、ノリ部分をクリアフォルダーの内側に貼り付けます（簡易インデックスを作ります）。後から同じような種類のものが見つかったら、同じフォルダーに挟んでいきます。
この作業はモノの総量を自覚し、自分にとって重要性が低いものをいかに溜め込んでいたかを認識するためのものです。
3. 要・不要の判断をする
ここに来るまでに捨てられるものが多いほど、この作業は楽になります。
あまりにも大量にモノがあると、判断疲れしてしまい、気力がなくなってげんなりします。無理しないでお茶でも飲んで休み休みやりましょう（時間があれば、ですが）。
順番に並べたものであっても、そこに置くのが適切でないとか、もう見ないからいらない、という判断を下せるものは移動させます（別の場所やリサイクル古紙置場など）。
誰か手伝ってくれる人がいたら手伝ってもらいましょう。作業が捗ります。
結局のところ、要・不要の判断は自分がやるしかないのですが、他の人と一緒にやることで客観的なアイデアをもらえることや、研究の思い出や苦労話を話したりすることもできるので、煮詰まりにくくなります。
4. 仕上げの収納場所を決める
収納は、モノを使いやすくするためにやるのであって、見た目を良くするためにやるものではありません。研究者のオフィスはインテリアショップではないので、見た目をよくすることが目的ではないはずです。あまり収納に凝らない方が維持が楽です。
ただ保管するだけで、もう見ないようなものは箱にしまってラベルをつけます。1年後の今日を保存年限とし、見直しの時期がわかるようにします。
年に１回以上見る可能性があるものは、扉付きキャビネットの中や、ちょっと手が届きにくい場所においても良いかと思います。
もし、広い収納スペースが使える場合、椅子に登らないと届かないような高いところには極力モノを入れないようにしましょう。スペースの余裕は心の余裕です。
5. 仕上げ
最初に避難させておいた最近の書類や対応が必要な提出書類などを、机の上の一番使いやすいところにおけるようにします。
6. 見直し
一度決めた収納場所で使いにくさを感じる場合には、随時見直しを行います。
片付いた状態を維持するにはこの見直しが重要です。
また散らかった状態になるとしたら、どこかに原因があるはずです。それはズボラだから、とかメンドくさがりだから、という性格のことではありません。その人に合った物量や収納方法ではない、ということです。
収納のために本棚や箱をブックスタンドを買い足すのは、不要なものを捨て切った後に考えましょう。
あなたのオフィスが快適になることを願っています。