ラボ恒例行事としての探し物

そう、そのラボ恒例探し物行事とは実験機器の資産チェックです!

なぜ鏡やスマホのような道具が必要かというと、資産管理ラベルが機器の裏側とか横に貼られていて見えない!から。隙間から差し込んで、ラベルが貼ってないかどうか探索するわけですね。

普段使っている人がやるのならまだいいけれど、チェックの担当者が秘書さんだったり事務担当者だったりするとかなり苦労され、時間がかかっている様子が見受けられます。

なぜわざわざ見にくいところに貼ってあるのか?

購入したときには現在よりも機器の配置に余裕があって、後ろに回れたり横にスペースがあって頭を入れて覗けるくらいだったのか。
それとも目立つところに貼ると、なんとなく美観が損なわれるような気がしたから?

そういえば、いろいろな予算項目からお金をかき集めてディープフリーザーを購入した時、シールの数が10枚くらいになっていたこともありました。この時は、ズラーっとすべて全面に並べて貼りました。(もっとも見やすい場所であるには違いないが、確かにスマートとはいえなかった・・・。)

小さい機器とか、ソフトウェアのCDだったら貼るスペースが足りないことも起こりうる。そうすると、ラベルと現物が別々の場所にしまわれ、次の年にまた探す羽目に。

さらによくあるのは、

リストにある場所と使用場所・保管場所が変わっている
機器の名称自体がわかりにくく、紛らわしい
扉付き収納の中にしまいこまれている
箱の中に入っており、中身の表示がない
購入した時の担当者がいなくなっており、しかもそのヒトしか使っていなかったのでどこに置いてあるのかわからない
古いシステムや引っ越し前・組織変更前のラベルが残っている

これらも探し物時間が長くなる原因。

一体どうしたらこういう恒例の探しモノ行事が楽になるでしょうか?